Smartphone-Welle erfasst deutschen Mittelstand
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Killerapplikation: Live-E-Mail / Immer mehr Sicherheitsvorfälle durch Smartphones / Hoher Wartungsaufwand: 1,5 Std. pro Gerät im Monat
Der Siegeszug von Smartphones und PDAs hat in den letzten 12 Monaten auch die kleinen und mittelständischen Unternehmen (KMUs) erfasst. Immer mehr Manager und Außendienstler halten unterwegs per E-Mail Kontakt mit Kollegen oder koordinieren ihre Termine. Vielfach unterschätzen CIOs und IT-Entscheider noch die Sicherheitsrisiken der mobilen Geräte. Die Anzahl der Sicherheitsvorfälle beim Einsatz von Smartphones und PDAs steigt kontinuierlich. In jedem zweiten Unternehmen gingen in den letzten Monaten Daten verloren oder waren für Unbefugte einsehbar. Kaum ein Unternehmen bindet mobile Geräte in die Company Policies ein oder nutzt eine zentrale Mobile Device Management-Lösung, um seine Handheldflotte komfortabel zu warten oder Updates zu verteilen. Vielfach arbeiten Support-Techniker noch ‚manuell’. So benötigen sie allein für die Wartung eines einzigen Geräts 1,5 Stunden im Monat.
Dies sind die wichtigsten Ergebnisse der vierten Smartphone und PDA Security Studie 2007, die das Münchner Softwarehaus für innovative Mobile-Device- Management- und Sicherheitslösungen ubitexx in Zusammenarbeit mit der Fachzeitschrift Informationweek durchgeführt hat. An der Studie haben sich technische und kaufmännische Entscheider aus 533 Unternehmen und öffentlichen Verwaltungen in Deutschland beteiligt. Eine Kurzversion steht unter www.ubitexx.de gratis zum Herunterladen bereit.
Handhelds gehören zum Business
Der Siegeszug von Smartphones und PDAs hat sich in den letzten 12 Monaten fortgesetzt. Immer mehr Unternehmen im deutschsprachigen Raum setzen auf Mobilität. So arbeiten 77 Prozent der befragten Unternehmen mit Firmengeräten (im Vorjahr waren es nur 68 Prozent), die sie auch von ihren Technikern warten lassen.
Dabei sind die mobilen Kommunikationstalente nicht nur in den Großunternehmen präsent, sondern auch die Entscheider in kleinen und mittelständischen Unternehmen (KMU) haben branchenübergreifend die wirtschaftlichen Aktiva wie Produktivitätssteigerung und erhöhte Mitarbeitermotivation der mobilen Geräte erkannt. Jedes zweite Unternehmen setzt heute 20 bis 99 Smartphones oder Personal Digital Assistants (PDAs) ein. Das entspricht einem Wachstum von 7 Prozent im Vergleich zum Vorjahr 2006. Gleichzeitig zeichnet sich ein Trend bei den Unternehmen mit größeren Handheldflotten ab: Hier dominieren in den letzten drei Jahren die Finanzdienstleitungsbranche und die Industrie mit hohen Stückzahlen. Mittelt man die Umfrage-Ergebnisse von 2005 bis 2007, so werden in jedem vierten der befragten Industrieunternehmen mehr als 100 Smartphones und PDAs genutzt – in der Finanzbranche setzt sogar fast jeder dritte befragte Dienstleister mehr als 100 Handhelds ein. Dagegen kommen öffentliche Verwaltungen mit bis zu 100 Geräten aus.
Manager kommunizieren am liebsten per E-Mail
Die kommende Killerapplikation ist eindeutig die EMail- Kommunikation in Echtzeit. Für viele Manager und Angestellte ist der sofortige Zugriff auf elektronische Nachrichten abseits des Bürostuhls unverzichtbar – vor allem in der Industrie. Hier bieten 51 Prozent der Industrieunternehmen ihren Mitarbeitern einen Live-E-Mail-Dienst an – 2006 waren es nur 23 Prozent. Branchenübergreifend setzen bereits 48 Prozent der Unternehmen auf die so genannten zentralen Live-Push-Maildienste. Zum Vergleich: 46 Prozent der Unternehmen stellen ihren Mitarbeitern diesen Service nicht zur Verfügung. Der Mitarbeiter bekommt seine E-Mails in festgelegten Zeitintervallen oder muss sie selbst abrufen.
Bei der geschäftlichen Handheldnutzung dominiert klar in allen Branchen die E-Mail-Kommunikation, und zwar noch vor der Telefonie. 94 Prozent der befragten IT-Verantwortlichen gaben an, dass die Geräte in ihrem Unternehmen für das Empfangen und Versenden von elektronischen Nachrichten (E-Mails) und die Einsicht in Termine, persönliche Kontakte und Aufgaben (PIM-Daten) genutzt werden. 74 Prozent der Befragten erklärten, dass die Handhelds zum Telefonieren genutzt werden.
Das Bearbeiten von Office-Dokumenten und mobile Navigation spielen bei der Handheldnutzung laut Angaben der IT-Verantwortlichen keine Rolle. Gerade mal 1 Prozent der mobilen Mitarbeiter in Firmen bearbeiten Office-Dokumente an den kleinen Handheld- Displays und nur 0,5 Prozent lassen sich auf Geschäftsreisen per Handheld lotsen.
Nachholbedarf besteht hingegen bei der Einbindung der mobilen Geräte in Unternehmensprozesse, also der Anbindung der mobilen Geräte an Datenbanken im Unternehmensnetz sowie CRM- und ERP-Systeme.
Gerade mal 8 Prozent der befragten Unternehmen nutzen dieses Potenzial der effizienten Außendienststeuerung. Der Grund für die relative Zurückhaltung von Unternehmen kann hier im Fehlen einer durchgängigen Mobilitätsstrategie liegen. Sie erlaubt es, mobile Geräte ebenso komfortabel wie PCs in die Unternehmensvorgaben und Sicherheitsrichtlinien einzubinden und effizient zu verwalten.
Sicherheitsrisiko Smartphone: Unternehmensdaten sind stark gefährdet
Die Sicherheitsvorfälle in kleinen und mittelständischen Unternehmen (KMU) sind sprunghaft angestiegen. Gaben im Jahr 2006 nur 10 Prozent der Unternehmen mit bis zu 500 Mitarbeitern einen Sicherheitsvorfall durch mobile Endgeräte ihrer Mitarbeiter an, so sind es im Jahr 2007 29 Prozent. Im Vergleich zum Jahr 2004 ist eine Steigerung der Sicherheitsvorfälle von 45 Prozent zu verzeichnen.
Noch schlimmer sieht es bei den größeren Firmen aus: Jedes zweite Unternehmen mit mehr als 500 Mitarbeitern hatte in den letzten 12 Monaten einen Sicherheitsvorfall beim Einsatz von Smartphones und PDAs. Im Vergleich zum Vorjahr hat sich die Anzahl der Sicherheitsvorfälle in diesen Unternehmen verdoppelt (in 2006 meldeten 26 Prozent der Firmen Sicherheitsvorfälle), und im Vergleich zum Jahr 2004 ist die Vorfallrate sogar um 150 Prozent angestiegen.
Fast die Hälfte der .gemeldeten Sicherheitsvorfälle (42 Prozent) in Unternehmen sind Geräteverluste und Datenverluste mit 34 Prozent. Unachtsamkeit und technische Probleme sind hier oftmals die Ursache.
32 Prozent der Mitarbeiter haben sich bei ihrer IT-Abteilung über unerklärbare Geräteabstürze und 20 Prozent von ihnen über mangelnde Stabilität der Geräte beklagt. Die Gründe dafür lassen sich vielfach auf Änderungen an den von der IT-Abteilung vorgenommenen Sicherheitseinstellungen oder das unautorisierte Herunterladen von Software zurückführen. Angesichts dieser Zahlen überrascht es, dass insbesondere Großunternehmen mit 500 bis 2.000 Mitarbeitern nur geringe Sicherheitsvorkehrungen treffen.
Nicht mal jedes zweite Unternehmen (46 Prozent) setzt auf Zugangskontrolle wie Authentifizierung und Autorisierung. Nur 39 Prozent der befragten Großunternehmen schützen kritische Daten durch Verschlüsselung und nicht mal jedes dritte Großunternehmen (28 Prozent) sichert die Datenverbindung ins Unternehmensnetz mit einem VPN-Client.
Business-Smartphones sind meist ungeschützt
Der sprunghafte Anstieg von Sicherheitsvorfällen in Großunternehmen ist darauf zurückzuführen, dass die IT-Verantwortlichen keine Benutzerrechtesoftware für Smartphones und PDAs einsetzen. Fast ein Drittel (31 Prozent) der Großunternehmen mit über 500 Mitarbeitern setzt Benutzerrechte auf mobilen Endgeräten gar nicht durch. 61 Prozent verlassen sich auf Unternehmensvereinbarungen, in denen sie für die Nutzung der Firmengeräte Einstellungen vorgeben, das Installieren von Software und die Nutzung von SD-Karten verbieten. Doch nur acht Prozent der Großunternehmen geben an, Benutzerrechte auf Smartphones mit einer Zusatzsoftware zu regeln. Und dies, obwohl IT-Verantwortliche wissen, dass auf Smartphones und PDAs jeder erfahrene Benutzer per se die vorgegebenen Sicherheits- und Firmeneinstellungen ändern kann. Denn auf diesen Geräten ist der Benutzer immer per se auch Administrator. Eine mögliche Erklärung dafür: IT-Entscheider wissen nicht, dass sie mit einer Benutzerrechteverwaltung wie ubiControl Unternehmensvorgaben, Sicherheitsanwendungen und -einstellungen auf den mobilen Geräten ihrer Mitarbeiter ganz komfortabel durchsetzen können, und dies ohne die Geräte in die Hand zu nehmen.
Die Betreuung mobiler Geräte kostet viel Geld
Smartphones und PDAs kosten richtig Geld, und das nicht nur in der Anschaffung: ihre Wartung und Verwaltung ist sehr zeitaufwändig. So verbringt ein Techniker 1,5 Stunden pro Gerät im Monat mit Wartung oder Update. Vor allem unterbesetzte ITAbteilungen im Mittelstand stoßen bei diesem Verwaltungsaufwand schnell an ihre Grenzen. Dazu ein Beispiel: Müssen zirka 100 Geräte betreut werden, so ist ein Techniker komplett nur damit beschäftigt – ein Fulltimejob! Klar, dass sich über die Hälfte der ITVerantwortlichen in den befragten Unternehmen eine zentrale Kontrolle und zentrales Management der Geräte wünschen, um ihre Kosten zu senken. Eine zentrale Mobile Device Management-Lösung mit integrierter Benutzerrechteverwaltung wie ubi-Suite senkt zum Beispiel den Aufwand für die Betreuung von mobilen Endgeräten um 60 – 80 Prozent.
Bis zu 20.000 Euro für mobile Sicherheit
Das wachsende Bedürfnis nach einer einheitlichen Mobility-Strategie, die bestehende Sicherheitslücken schließt und den Betreuungsaufwand senkt, spiegelt sich in der Investitionsbereitschaft der Unternehmen wider. Ein Drittel der befragten Unternehmen aller Größen und Branchen wollen in den kommenden 12 Monaten in die Sicherheit ihrer Firmen-Handhelds investieren. Fast die Hälfte davon (45 Prozent) planen Investitionen zwischen 5.000 und 20.000 Euro.
